¿Cómo hacer el inventario de materiales oficina?

Las empresas siempre necesitan decidir de acuerdo a los datos administrativos y contables que reflejen sus empleados, programas o sistemas de gestión de operaciones, para ello, es fundamental que la información recibida sea veraz y pertinente, es decir, que sea precisa y esté actualizada a tiempo real, uno de los gastos más habituales de una empresa son los materiales oficina, siendo indispensable la creación de un sistema de inventario.

No es lo mismo inventariar un stock de mercancía de ventas que el material de uso diario de la oficina, contablemente la primera se lleva en un registro completo, que implica asientos en el libro de compra y libro de ventas, además de llevar un sistema periódico o continuo y una norma determinada bien puede ser UEPS (última en entrar primera en salir) o PEPS (primera en entrar primera en salir)

Sin embargo, en cuanto al material de oficina su inventario puede ser más informal, suena muy fácil de hacer, pero sabemos que tiene sus complicaciones de acuerdo al uso y las operaciones diarias de la empresa.

Pasos para inventariar el material de oficina

1.- Hacer uso de un programa informático para hacer las anotaciones y controlar el flujo del material, para ello, podemos crear un registro simple en un cuadro de Excel o utilizar algún software que viene en el ERP donde ya se encuentra la información de la empresa y solo debe ajustarse el formato deseado, recuerda siempre utilizar el mismo programa para tener un control centralizado.

2.- Crear un formato de acuerdo a los datos deseados que queremos controlar, es importante que sean datos relevantes y que se puedan medir en tiempo real, números de referencias, proveedores, costes, cantidades de pedidos, productos específicos, al final, lo que buscas es que sepas la cantidad qué tienes y cuál es la mejor forma de reponerlo.

3.- Prioriza el inventario por niveles de necesidad, algunos productos los utilizamos más que otros y deben reponerse semanalmente como las hojas, sin embargo, los equipos de computación pueden inventariarse una vez al año.